1. Beauftragung einer Agentur
Mit der Begutachtung ihres Qualitätsmanagementsystems beauftragt die Hochschule eine vom Akkreditierungsrat zugelassene Agentur ihrer Wahl. Es empfiehlt sich eine frühzeitige Kontaktaufnahme mit der Agentur zur zeitlichen Planung des Verfahrens und zur Klärung grundlegender inhaltlicher Fragen, bspw. der Anforderungen an die Stichprobe. Bei einer erstmaligen Systemakkreditierung kann es erforderlich sein, für einzelne Studiengänge außerordentliche Verlängerungen der Akkreditierungsfristen zu erwirken, um einen reibungslosen Übergang von der Programm- zur Systemakkreditierung zu gewährleisten. Ein entsprechender Antrag beim Akkreditierungsrat sollte ebenfalls möglichst frühzeitig gestellt werden.
In Abstimmung mit der Agentur erstellt die Hochschule einen Selbstevaluationsbericht, der das interne Qualitätsmanagementsystem unter Berücksichtigung der einschlägigen Kriterien für die Systemakkreditierung im Detail beschreibt. Der Selbstevaluationsbericht dient als wesentliche Bewertungsgrundlage für den anschließenden Begutachtungsprozess. An der Erstellung des Berichts ist die Studierendenvertretung der Hochschule zu beteiligen, bspw. in Form einer gesonderten Stellungnahme.
2. Begutachtung
Die Durchführung des gesamten Begutachtungsverfahrens einschließlich der Bewertung der formalen Kriterien für die Systemakkreditierung und der Erstellung des Akkreditierungsberichts liegen in der alleinigen Verantwortung der von der Hochschule beauftragten Agentur.
Die Agentur setzt eine Gutachtergruppe ein, der mindestens folgende Personen angehören:
- mindestens drei Hochschullehrerinnen oder Hochschullehrer mit einschlägiger Erfahrung in der Qualitätssicherung im Bereich Lehre,
- eine Vertreterin oder ein Vertreter aus der beruflichen Praxis,
- eine Studentin oder ein Student.
Bei der Bestellung der Gutachtergruppe ist die Agentur an das von der Hochschulrektorenkonferenz entwickelte Verfahren gebunden. Die Hochschullehrerinnen und Hochschullehrer verfügen über die Mehrheit der Stimmen, zudem muss die Mehrzahl der Gutachterinnen und Gutachter über Erfahrungen mit der Systemakkreditierung verfügen.
Vor der Bestellung der Gutachterinnen und Gutachter wird die Hochschule von der Agentur über die personelle Zusammensetzung des Gutachtergremiums informiert und erhält die Möglichkeit zur Stellungnahme.
Die fachlich-inhaltliche Begutachtung des hochschulinternen Qualitätsmanagementsystems (QM-Systems) erfolgt durch die Gutachtergruppe auf Grundlage der in Teil 3 der Musterrechtsverordnung niedergelegten fachlich-inhaltlichen Kriterien und umfasst neben der Analyse des schriftlichen Selbstberichts i.d.R. zwei Begehungen an der Hochschule. Im Rahmen dieser Begehungen führt die Gutachtergruppe Gespräche mit Vertreterinnen und Vertretern der Hochschule, ggf. ggf. auch mit hochschulexternen Personen, die im QM-System der Hochschule involviert sind oder waren. Im Anschluss fertigen die Gutachterinnen und Gutachter ein Gutachten mit einer Beschlussempfehlung an, das in dem durch den Akkreditierungsrat vorgegebenen Raster abzufassen ist.
Das Begutachtungsverfahren sieht zudem die Durchführung einer Stichprobe vor, in der überprüft werden soll, ob die im zu begutachtenden Qualitätsmanagementsystem angestrebten Wirkungen auf der Ebene der Studiengänge tatsächlich eintreten. Die Stichprobe umfasst sowohl einzelne Studiengänge als auch ausgewählte formale und fachlich-inhaltliche Kriterien für die Akkreditierung von Studiengängen.
Zur Bewertung der formalen Anforderungen der Systemakkreditierung muss die Agentur zudem
- bei der Erstakkreditierung feststellen, ob mindestens ein Studiengang das interne QM-System der antragstellenden Hochschule durchlaufen hat; dies wird in aller Regel durch die Dokumentation mindestens eines Pilotverfahrens zur internen Akkreditierung von Studiengängen nachgewiesen;
- bei der Reakkreditierung feststellen, ob alle Bachelor- und Masterstudiengänge das QM-System der antragstellenden Hochschule mindestens einmal durchlaufen haben.
Sollte sich im Zuge der Begutachtung herausstellen, dass einzelne Anforderungen (noch) nicht erfüllt sind, kann sich die Hochschule in Absprache mit der Agentur dazu entscheiden, die festgestellten Mängel (in Gänze oder teilweise) noch vor Abschluss der Begutachtungsphase zu beheben.
Das Gutachten zur Bewertung der fachlich-inhaltlichen Kriterien und das Ergebnis der Überprüfung der formalen Kriterien (der sog. Prüfbericht), bilden gemeinsam den Akkreditierungsbericht, der von der Hochschule im Zuge der Antragstellung beim Akkreditierungsrat einzureichen ist. Nach gängiger Praxis erhalten die Hochschulen vor Fertigstellung des Akkreditierungsberichts die Möglichkeit zur Stellungnahme.
3. Einreichung des Antrags auf Systemakkreditierung (ELIAS)
Sobald der finale Akkreditierungsbericht vorliegt, kann die Hochschule den Antrag auf Systemakkreditierung beim Akkreditierungsrat stellen. Hierfür reicht sie alle notwendigen Unterlagen über das Antragsbearbeitungssystem ELIAS ein. Neben dem Akkreditierungsbericht gehören hierzu auch der Selbstbericht nebst Anlagen sowie die Stichprobendokumentation. Die Hochschule kann außerdem eine ergänzende Stellungnahme zum Antrag einreichen.
Um eine möglichst gute Übersichtlichkeit und Handhabbarkeit der Unterlagen zu gewährleisten, kann die in ELIAS angebotene Struktur für die Anlagensortierung genutzt werden.
Bei weiterem Klärungsbedarf im Zusammenhang mit der Antragstellung steht die Geschäftsstelle des Akkreditierungsrates jederzeit zur Verfügung.
4. Interne Antragsprüfung in der GS
Die von der Hochschule eingereichten Unterlagen werden zunächst durch die Referentinnen und Referenten in der Geschäftsstelle des Akkreditierungsrates auf Vollständigkeit und Plausibilität geprüft. Darüber hinaus wird geprüft, ob das Begutachtungsverfahren sachgerecht und vorgabenkonform umgesetzt wurde. Fehlende Dokumente werden ggf. bei der Hochschule nachgefordert.
Außerdem wird für jeden Antrag ein Mitglied des Akkreditierungsrates als Berichterstatter bzw. Berichterstatterin benannt. Die Berichterstattenden befassen sich besonders intensiv mit den jeweiligen Unterlagen und erläutern den Antrag sowie den entsprechenden Beschlussvorschlag ausführlich im Rahmen der Sitzung des Akkreditierungsrates.
5. Entscheidung
Der Akkreditierungsrat entscheidet auf Antrag der Hochschule über die Akkreditierung des Qualitätsmanagementsystems. Grundlage für die Entscheidung sind der Akkreditierungsbericht sowie ggf. die Stellungnahme der Hochschule zu dem Bericht. Zudem kann der Akkreditierungsrat bei seiner Entscheidung den Selbstbericht der Hochschule inklusive Anlagen berücksichtigen.
Der Akkreditierungsrat kann eine Akkreditierung, eine Akkreditierung mit Auflagen oder eine Versagung der Akkreditierung beschließen. Stellt der Akkreditierungsrat einen Verfahrensfehler wie zum Beispiel eine unvollständig durchgeführte Stichprobe fest, kann er seine Akkreditierungsentscheidung mit einer Bedingung (zum Beispiel dem Nachweis einer weiteren Stichprobe) verbinden. Die Akkreditierung wird in diesem Fall erst wirksam, wenn die Hochschule die Erfüllung der Bedingung nachgewiesen hat.
Der Akkreditierungsbericht stellt zwar die zentrale Entscheidungsgrundlage für die Akkreditierung eines QM-Systems dar, ist jedoch aufgrund seines Empfehlungscharakters für den Akkreditierungsrat nicht bindend. Somit kann der Akkreditierungsrat in begründeten Fällen von der Empfehlung der Agentur und/oder des Gutachtergremiums abweichen. Das bedeutet, dass der Akkreditierungsrat ggf. auf vorgeschlagene Auflagen verzichten, zusätzliche Auflagen aussprechen oder entgegen dem positiven Gutachtervotum eine Versagung der Akkreditierung beschließen kann.
Im Falle einer positiven Entscheidung, also einer Akkreditierung oder einer Akkreditierung mit Auflagen, trägt das QM-System das Qualitätssiegel des Akkreditierungsrates, und die Hochschule erhält für einen Zeitraum von acht Jahren das Recht, ihre Studiengänge selbst zu akkreditieren.
Nach Abschluss des Verfahrens veröffentlicht der Akkreditierungsrat seine Entscheidung und das Gutachten einschließlich der Namen der Gutachterinnen und Gutachter in der Datenbank ELIAS auf seiner Internetseite.
6. Stellungnahmeverfahren
Beabsichtigt der Akkreditierungsrat, in erheblichem Umfang von der Empfehlung der Gutachterinnen und Gutachter abzuweichen, erhält die Hochschule vor der endgültigen Entscheidung des Akkreditierungsrates Gelegenheit zur Stellungnahme. Macht die Hochschule von diesem Angebot Gebrauch, befasst sich der Akkreditierungsrat unter Berücksichtigung der vorgelegten Stellungnahme im Rahmen der nächstfolgenden Sitzung erneut mit dem Antrag der Hochschule.
Verzichtet die Hochschule auf eine Stellungnahme, wird der vorläufige Beschluss des Akkreditierungsrates wirksam.
7. Follow-up
Der Akkreditierungsrat kann die Entscheidung zur Systemakkreditierung mit Auflagen verbinden, sofern noch nicht alle Akkreditierungskriterien als vollständig erfüllt bewertet wurden. Die Hochschule hat i.d.R. ein Jahr Zeit, die Behebung der festgestellten Mängel mittels geeigneter Dokumente beim Akkreditierungsrat nachzuweisen.
Nachdem die Hochschule die Unterlagen zur Auflagenerfüllung über ELIAS bereitgestellt hat, ist der Prozessablauf im Wesentlichen derselbe wie bei der Bearbeitung des Akkreditierungsantrags (Vorprüfung der Unterlagen durch die Geschäftsstelle mit anschließendem Berichterstatterverfahren und Gremienbeschluss). Sollte der Akkreditierungsrat zu dem Schluss gelangen, dass Auflagen abschließend nicht oder nicht vollständig erfüllt sind, führt dies zu einem Entzug der Systemakkreditierung.
